Kyrös-Rastin toimintakäsikirja
Sisällys
Johdanto
Kyrös-Rasti ry on hämeenkyröläinen suunnistusseura, joka haluaa tarjota kaikille halukkaille mahdollisuuden liittyä hienon harrastuksen pariin omien tavoitteidensa ja innostuksensa mukaisesti. Seuran tavoitteena on tarjota kaikenikäisille seuran jäsenille liikuntaelämyksiä ja seuratoimintakokemuksia taito- ja kuntotasosta riippumatta. Harrastaapa sitten suunnistusta kuntoilumielessä terveyden edistämiseksi, tavoitteellisesti menestymiseen tähdäten kilpailuissa tai seuratoimijana talkoillen, jokainen on tervetullut seuran toimintaan.
Urheilun ja liikunnallisen elämäntavan lisäksi Kyrös-Rastilaisille on tärkeää metsän ja luonnon näkeminen paitsi harrastus- ja virkistyspaikkana, myös kunnioituksen kohteena. Kunnioittava luontosuhde kulkee seuramme jäsenten mukana suunnistuskoulusta aikuisharrastajaksi asti ja toivottavasti koko elämän. Seuralle on tärkeää paitsi olla jättämättä luontoon merkkejä sen käytöstä urheilupaikkana, myös maanomistajien ja muiden yhteistyötahojen kanssa yhteen pelaaminen.
Vaikka seuramme kannustaa jäseniään urheilemaan tavoitteellisesti ja kilpailemaan, haluamme korostaa myös omien tavoitteiden ja päämäärien tärkeyttä. Seuraamme ovat tervetulleita ihan jokainen ja jokaista tuetaan tavoitteidensa saavuttamiseen niin pitkälle kuin seuran voimavarat riittävät.
Tämän toimintakäsikirjan tarkoituksena on selkiyttää Kyrös-Rastin toimintatapoja ja määrittää keskeiset vastuualueet. Toimintakäsikirjasta selviää seuran toiminnassa mukana oleville ja muille seuran toiminnasta kiinnostuneille miten ja missä seura toimii.
Toimintakäsikirjasta löytyy ohjeita siitä, miten seura käytännössä toimii ja päättää asioista.
1. Kyrös-Rasti ry.
Kyrös-Rasti on vuonna 1980 perustettu suunnistuksen erikoisseura, jonka kotipaikka on
Hämeenkyrö, mutta toiminta ulottuu Hämeenkyrön lisäksi Ylöjärven Viljakkalan ja
Sastamalan Mouhijärven alueelle. Näin saadaan laajemmat suunnistus- ja kartoitusmaastot käyttöön.
1.1. Perustiedot
Kyrös Rasti ry.
Y-tunnus: 1081787-4
Laskutusosoite: Kyrös-Rasti ry, c/o Marita Vähä-Savo, Ansapolku 5, 39200 Kyröskoski
Perustamisvuosi: 1980
Lajit: Suunnistus kaikissa SSL:n hyväksymissä lajeissa (kesä-, hiihto-, pyörä- ja tarkkuussuunnistus)
1.2. Toiminnan perusta
Kyrös Rastin toiminta-ajatuksena on tarjota liikunta-, harrastus- ja kilpailumahdollisuuksia suunnistuksen parissa kunkin oman kiinnostuksen ja kykyjen edellyttämällä tavalla. Tavoitteena on tarjota laadukkaita harjoitusmahdollisuuksia kaikenikäisille jäsenille ja sitä kautta tukea mahdollisuutta kilpailu-uralla kehittymiseen, jopa huippu-urheilijaksi asti. Seura tukee jäsentensä urheiluharrastusta resurssien mukaan. Jäsentensä urheilu-uran lisäksi Kyrös-Rastin toiminnan tavoitteena on tarjota kohtuuhintaisia harrastusmahdollisuuksia kaikenikäisille ja -kuntoisille kuntoilijoille.
Arvot
●Kasvatuksellisuus: sosiaalisten taitojen kehittyminen, muiden harrastajien ja luonnon huomioon ottaminen sekä kannustaminen terveellisiin ja urheilullisiin elämäntapoihin
●Tasa-arvo: Kaikki voivat osallistua ja kaikkia kannustetaan, jokainen voi harrastaa omalla tasollaan ja omien tavoitteidensa mukaisesti
●Yhteisöllisyys: Tunne kuulua “rastilaisiin”, toisista välittämistä, sosiaalisuutta, yhdessä tekemistä
Visio
Seuran visio on tarjota jäsenilleen ja muille aktiivisille liikkujille laadukkaita urheilumahdollisuuksia. Tulevaisuudessakin Kyrös-Rasti järjestää laadukkaita kilpailutapahtumia sekä lapsille että lajin kansalliselle huipulle.
Eettiset linjaukset
Seuran hyväksyvä ja kannustava ilmapiiri tulee ilmi lasten, nuorten ja vanhempien palautteesta sekä seuran sosiaalisen median kanavista. Seurassa on keskusteleva ilmapiiri sekä harjoituksissa että kilpailuissa. Jokaisella on mahdollisuus osallistua ja vaikuttaa seuran toimintaan. Osallistuminen on aina yhtä arvokasta, riippumatta siitä millä tasolla se tapahtuu.
Ydintoiminta
Seuran tärkeimpiä toimintoja ovat lasten suunnistuskoulu, nuorten ja aikuisten lajiharjoitukset sekä kuntosuunnistus.
2. Strategia
●Suunnistusta kaikille: Seuran toimintaan ja tapahtumiin ovat tervetulleita kaikki, fyysisiin ominaisuuksiin tai erityispiirteisiin katsomatta.
●Seuralle leveät hartiat: Tavoitteena on leventää vastuita kannattelevia hartioita saamalla useampia aktiiveja tekemään työtä yhteisen hyvän eteen.
●Innostuneet lapset ja nuoret: Lasten ja nuorten liikkuminen on erityisen tärkeää. Kyrös-Rastin tavoitteena on saada toiminnallaan lapset ja nuoret innostumaan suunnistuksesta ja urheilusta ylipäänsä. Tavoitteena on myös saada urheiluharrastus kulkemaan mukana nuoren elämässä myös elämäntilanteiden ja asuinpaikkakuntien vaihtuessa.
●Yhdessä kohti huippua: Tavoite pitää sisällään niin taloudellisen kuin harjoituksellisen tuen nuoren tiellä kohti huippu-urheilua. Seura sitoutuu kulkemaan yhdessä huippu-urheilijaksi pyrkivän nuoren kanssa tarjoten tukea ja apua vastaan tulevissa haasteissa.
●Kestävä ja suunnitelmallinen talous: Talous antaa seuratoiminnalle raamit. Toiminnan on oltava suunnitelmallista ja taloudellisesti kestävää, jotta seuran toiminta voisi jatkua myös tulevaisuudessa
3. Säännöt
Seurassa noudatetaan yhdistysrekisteriin kirjattuja sääntöjä. Linkki sääntöihin.
4. Talous
Seuran taloutta hoidetaan kestävästi ja järkevästi. Tärkeimpiä tuloja seuralle ovat jäsen- ja kausimaksut, kuntien ja kaupunkien myöntämät avustukset, kilpailuiden järjestämisestä sekä muusta varainhankinnasta syntyvät tuotot. Muuta varainhankintaa ovat esimerkiksi sponsoreiden hankkiminen sekä tuotemyynti. Suurimmat kulut muodostuvat kilpailuiden osallistumismaksuista sekä yleisestä toiminnan järjestämisestä, kuten leireistä. Seuran taloutta ohjaa talousohjesääntö ja siitä huolehtii seuran taloudenhoitaja.
Vastuullinen taloudenhoito on seuralle tärkeää, minkä vuoksi taloudelliset hankinnat suunnitellaan tarkoin. Seuralle on tärkeää myös harrastuksen pitäminen jäsenilleen kohtuuhintaisena, mikä omalta osaltaan ohjaa taloutta. Seuran toimintaa ei rahoiteta osallistumismaksuilla. Vähävaraisten harrastusta pyritään tukemaan esimerkiksi mahdollistamalla osamaksut sekä henkilökohtainen maksuaikataulu. Perheitä tuetaan tarjoamalla lasten ja nuorten harrastusmaksuihin sisaralennus. Seura myös osallistuu aktiivisesti harrastusvälineiden kierrättämiseen esimerkiksi tiedottamalla siitä WhatsApp -ryhmissä.
Seuran talousohjesääntö löytyy täältä.
5. Organisaatio ja tehtävät
Seuran johtokuntaan kuuluvat kalenterivuodeksi kerrallaan valittava puheenjohtaja sekä 8 johtokunnan jäsentä, jotka valitaan kahdeksi kalenterivuodeksi kerrallaan. Jäsenistä puolet ovat vuosittain erovuoroisia.
Johtokunta
●Vastaa taloudesta
●Laatii toimintakertomuksen ja tilinpäätöksen
●Laatii toiminta- ja taloussuunnitelmat
●Johtaa toimintaa ja toteuttaa seuran kokousten päätökset
●Määrittelee toiminnan alueet, nimeää jaostot ja jaostojen jäsenet sekä tarvittavat työryhmät esim. kilpailujen järjestämiseen
●Valitsee ja vapauttaa toimihenkilöt sekä päättää heidän toimisuhteisiinsa liittyvät asiat
●Päättää palkitsemisista ja muistamisista
Roolit
Puheenjohtaja
●Toimii puheenjohtajana johtokunnan kokouksissa
●Seuran nimenkirjoittaja sääntöjen mukaisesti
●Kutsuu johtokunnan koolle
●Vastaa seuran kriisiviestinnästä
Varapuheenjohtaja
●Toimii puheenjohtajan sijaisena ja varahenkilönä
●Seuran nimenkirjoittaja sääntöjen mukaisesti
Taloudenhoitaja
●Huolehtii seuran tilien käytöstä ja maksuliikenteestä
●Pitää yhteyttä tilintarkastajiin
●Pitää johtokunnan seuran taloudellisen tilanteen tasalla
Sihteeri
●Seuran nimenkirjoittaja sääntöjen mukaisesti
●Johtokunnan sekä seuran kokousten kutsujen, esityslistojen ja pöytäkirjojen valmistelu, laatiminen ja arkistointi
●Kausimaksujen seuranta, jäsenrekisterin ylläpito
●IRMA-yhteyshenkilö, kilpailumaksujen maksaminen
Johtokunnan jäsen
●Erilaisia vastuualueita, esimerkiksi jaoston puheenjohtaja
Jaoston puheenjohtaja
●Johtaa jaostoa ja sen toiminnan suunnittelua
Vastuuohjaajat ja muut ohjaajat
●Vastuuohjaajat ohjaavat ja valmentavat lasten ja nuorten ryhmien toimintaa
●Apuohjaajat toimivat vastuuohjaajien apuna lasten ja nuorten ryhmissä
●Kouluttautuvat ja kehittävät ryhmien toimintaa
Jäsen
●Seuratoimintaan osallistuva harrastaja, kilpailija, ohjaaja tai sovitun toiminnan järjestäjä
●Vaikuttaa seuran toimintaan seuran kokouksissa tai jaostojen kautta
●Kouluttautuu oman mielenkiintonsa mukaan erilaisiin seuran tehtäviin
Seuran henkilöt perehdyttävät uudet toimijat kukin oman vastuualueensa sisällä. Perehdytys toimii käytännössä, eli lähtemällä mukaan toimintaan. Vastuuta uusille toimijoille jaetaan heidän oman motivaationsa ja kykyjensä mukaan. Seurassa varmistetaan myös hiljaisen tiedon siirtyminen eteenpäin esimerkiksi toimialuetestamenteilla ja yhteystietojen jakamisella.
6. Organisaation toiminta
Seuran toimintaa määrittää paljon lajien erilainen vuodenkierto. Vuosikelloa määrittävät eniten hiihtosuunnistuskauden kilpailut, suunnistuskoulun aloitus keväällä, Jukolan ja Venlojen viesti kesäkuussa, rastiviikot heinäkuussa, lasten ja nuorten perinteinen Turun reissu syksyllä, seuran kauden päättäjäiset ja Aktiivien maili marraskuussa sekä hiihtosuunnistuskauden avaukset Lapin Ensilumen rasteilla joulukuussa.Yleisiä kokouksia vuoden aikana pidetään vähintään kaksi: kevätkokous ja syyskokous. Lisäksi jäsenet voivat kutsua yleisen kokouksen koolle, jos kokevat sen tarpeelliseksi. Seuran johtokunta kokoontuu säännöllisesti niin usein, kun tarvetta kokoukselle on.
6.1 Jaostot
Seuran toimintaa johtaa johtokunta, jonka alaisuudessa toimivat jaostot. Johtokuntaan kuuluu edustus jokaisesta jaostosta, millä varmistetaan tiedonkulku jaoston toimintaan liittyvistä päätöksistä.
Jaostot tekevät vuosittain toimintasuunnitelmat, jotka johtokunta kokoaa ja esittää seuran syyskokoukselle hyväksyttäväksi. Jaostojen edellisen vuoden toimintakertomukset koostetaan vuoden alussa johtokunnalle valmisteltavaksi seuran kevätkokoukseen.
Toimintasuunnitelmasta ja -kertomuksesta selviää yksityiskohtainen tapahtumien määrä.
Kartoitus-, kuntourheilu- ja kilpailunjärjestämisjaosto
● Kartoitus, kuntourheilu ja kilpailujen järjestäminen kulkevat käsi kädessä. Kartoitus tekee maastovaraukset suunniteltujen kilpailujen perusteella. Uudet kartat tehdään nykyisin pääosin seuran ulkopuolisen kartoittajan avulla. Kartoitus pyytää tarjouspyynnöt kartoittajilta ja hyväksyttää parhaimman tarjouksen johtokunnalla.
Kartoitus huolehtii olemassa olevista kartoista ajantasaistamalla niitä. Maanomistajalupien kysyminen ja hallinnoiminen kuuluvat myös kartoituksen osa-alueeseen.
● Kilpailunjärjestämisorganisaatio suunnittelee tulevia kilpailuja ja hakee niitä. Se hoitaa myös muita seuran järjestämiä kilpailuja, kuten esimerkiksi triathlonia ja polkujuoksua. Kilpailunjärjestämisen osa-alue tarjoaa seuran jäsenille mahdollisuuksia kouluttautua ratamestareiksi seuran järjestämiin kilpailuihin.
● Kuntourheilu suunnittelee kilpailuiden yhteydessä järjestettävät kuntosuunnistustapahtumat. Kuntourheilu laatii yhdessä Ikaalisten Nousevan Voiman kanssa Sata-Häme-rastien kalenterin sekä hoitaa iltarastien järjestelyjen jaon halukkaille seuran jäsenille. Kuntourheilu tukee iltarastien ratamestareita tarpeellisin koulutuksin ja suosittelee Suunnistusliiton tarjoamia ratamestarikoulutuksia.
Muonajaosto
● Muonajaosto järjestää tapahtumiin ja kilpailuihin ravintolan tai kahvilan sekä hoitaa leirien ruoka-asioita.
Nuoriso- ja valmennusjaosto
●Nuoriso- ja valmennusjaosto tekee suunnistuskoululaisille ja nuorille harjoittelukalenterin sekä toteuttaa harjoitukset. Jaosto tekee laajaa yhteistyötä pirkanmaalaisten suunnistusseurojen kanssa lisätäkseen harjoittelumahdollisuuksia nuorille. Jaoston tärkeimpänä tavoitteena on liikuttaa lapsia ja nuoria.
●Valmennuksen osa-alueelle kuuluu myös viestijoukkueiden nimeäminen niin lasten, nuorten kuin aikuistenkin viesteihin. Valmennus pyrkii kehittämään seuran ohjaajia koulutuksilla.
Talousjaosto
●Talousjaosto suunnittelee ja valvoo seuran taloutta. Se antaa tapahtumista ja kilpailuista taloudellisen tilannearvion seuran johtokunnalle.
6.2 Palkitseminen ja kiittäminen
Seura palkitsee menestyneitä urheilijoita ja seuratoiminnassa aktiivisesti mukana olleita vuosittain.
Suunnistuskoululaiset saavat jokaisella suunnistuskoulukerralla, iltarasteilta ja kilpailuista merkinnän Rasti-Passiin. Suunnistuskoululaiset palkitaan 5. ja 10. merkinnän saavuttamisesta. Lisäksi kaikki suunnistuskoululaiset huomioidaan suunnistuskauden päättäjäisissä.
Kauden päättäjäistilaisuudessa huomioidaan vuosittain erityisesti lasten ja nuorten ohjaajia. Lisäksi seura maksaa kauden ohjaajapalaverin kulut; ruokailut tai muut vastaavat kustannukset. Myös aktiivisia seuratoimijoita huomioidaan kauden päättäjäisissä eri tavoin.
Seurassa panostetaan paljon lasten ja nuorten yhteisöllisyyteen ja yhteen kuuluvuuden tunteeseen. Kuluneet kaksi vuotta ovat olleet aikuisten harrastajien yhteisöllisyyden kannalta haastavat koronan vuoksi, mutta olosuhteiden niin salliessa pyrimme kasvattamaan myös aikuisten yhteisöllisyyttä muun muassa yhteisillä kilpailumatkoilla.
Seuran tärkeimpiä sidosryhmiä ovat yhteistyöseura Ikaalisten Nouseva-Voima, Hämeenkyrön kunta ja Ylöjärven kaupunki sekä muut Hämeenkyrön urheiluseurat.
7. Viestintä
Sisäisen viestinnän tärkein kanava on sähköpostissa lähetettävä seurakirje ja seuran nettisivut. Ulkoista viestintää ja markkinointia tehdään sosiaalisen median kanavilla Facebookissa ja Instagramissa sekä paikallislehden seuratoiminta-palstalla. Mahdollisesta kriisiviestinnästä vastaa seuran puheenjohtaja.
8. Valmennuksen linjaus
8.1 Suunnistajan polku
Suunnistajan polku alkaa suunnistuskoulusta joko itsenäisesti 6-vuotiaana tai oman huoltajan kanssa 5-vuotiaana. Suunnistuskoululaiset on jaettu kahteen ryhmään iän ja taitojen mukaisesti: Tuikuissa suunnistetaan noin 6-10-vuotiaana, jonka jälkeen oman tason mukaisesti lapset siirtyvät Tähdet -ryhmään. Tuikuissa tärkeitä tavoitteita ovat liikunnan riemu, luonnossa liikkuminen ja luonnon kunnioittaminen sekä oman liikunnallisen polun löytäminen. Tähdet -ryhmässä harrastetaan jo oman innostuksen mukaan, ja siellä keskeisimpiä tavoitteita on urheilun monipuolistaminen, urheilullinen elämäntapa sekä luontokeskeisyys. Noin 10-12 -vuotiaana lapset siirtyvät STARS-ryhmään. Stars-ryhmän tavoite on vahvistaa lasten ja nuorten urheilullista elämäntapaa ja pitää liikunta osana arkea myös elämän muuttuessa. Stars-ryhmässä nuoret saavat harrastaa oman innostuksensa mukaan. Vaikka harjoitukset tähtäisivätkin hyviin kilpailusuorituksiin, ei kenenkään ole pakko kilpailla. Nuoret voivat harrastaa omaksi ilokseen ja heille tarjotaan mahdollisuus myös kouluttautua esimerkiksi valmentajaksi tai ratamestariksi. Nuoret siirtyvät Stars-ryhmästä aikuisharrastajiin 19-vuotiaana. Aikuisharrastajana harrastetaan omatoimisesti iltarasteilla ja kausimaksun maksaneet ovat tervetulleita Stars-ryhmän treeneihin ja leireille.
Kilpailuihin osallistuminen on vapaaehtoista, mutta ne ovat tärkeitä yhteisöllisyyden kehittymisen kannalta ja myös yksi suunnistuksen harjoitusmuoto. Seura tukee kilpailuihin osallistumista maksamalla suunnistuskoulu- ja kausimaksun maksaneille kilpailujen osalllistumismaksut rastiviikkoja ja ulkomaan kilpailuja lukuunottamatta. Kilpailuihin osallistumiseen kannustetaan, mutta kenenkään ei ole pakko osallistua. Viestikilpailuihin kootaan niin monta joukkuetta, että kaikki halukkaat pääsevät osallistumaan. Seuran vastuuohjaajat sekä nuoriso- ja valmennusjaosto muodostavat joukkueet.
8.2 Valmentajat
Valmentajiksi haluaville tarjotaan mahdollisuuksien mukaan mahdollisuus suorittaa valmentajakoulutuksia. Seuran toiminnassa aktiivisesti olevia nuoria ja vanhempia kannustetaan käymään koulutuksia. Seuran henkilöstön ulkopuolelta ostettavien valmennusten tarjoajilta odotetaan joko koulutusta vai vahvaa omakohtaista kokemusta kestävyysurheilusta. Seura järjestää kilpailuja oman toimintansa taloudelliseksi varmistamiseksi. Kilpailuiden järjestämistä suunniteltaessa pyritään pitämään tasapaino suurten kilpailujen, kuten SM-kilpailuiden sekä kevyemmän organisaation vaativien kilpailujen välillä. Kilpailujen järjestämisessä tärkeää on kilpailujen laatu niin maaston ja ratojen kuin kilpailutoimintojen osalta.
9. Turvallisuus
Jokaiseen seuran tapahtumaan luodaan turvallisuussuunnitelma, joka pitää sisällään suunnitelman osallistujien fyysisen turvallisuuden varmistamisesta. Jokaisessa tapahtumassa on paikalla ensiaputaitoisia henkilöitä sekä ensiaputarvikkeet. Vastuuohjaajilla on mukanaan matkapuhelin, jotta avun hälyttäminen olisi hädän sattuessa mahdollisimman nopeaa. Lasten ja nuorten toimintaan ilmoittautumisen yhteydessä heiltä on kerätty myös huoltajien yhteystiedot.
Tapahtumissa huomioidaan mahdollinen liikenne. Liikenteen riskit minimoidaan välttämällä teitä ja vilkkaita parkkipaikkoja, informoimalla muuta liikennettä kyltein ja infotauluin sekä tarvittaessa liikenteenohjauksella.
Seuran tavoite on, että seuran toiminta olisi jokaiselle osallistujalle henkisesti turvallista. Kaikkiin mahdollisiin kiusaamis- ja syrjintätapauksiin puututaan ja ne pyritään ratkaisemaan paikallisella sopimisella. Johtokunta käsittelee kaikki epäillyt kiusaamistapaukset ja tarvittaessa toimii niiden ratkaisemiseksi, jos paikallinen keskustelu ei ratkaise tilannetta.
päivitetty 18.2.2023